Почему сложно переводить финансовую документацию на электронный документооборот? Ограничения для применения электронного документооборота (ЭДО).
Трудности перехода на электронный документооборот в финансовом блоке
Переход организаций к безбумажным технологиям связан со стремлением повысить эффективность всех сфер их деятельности и соответствовать международным стандартам качества. Процесс перехода является сложным и трудоемким, так как он затрагивает производство, финансовый блок, кадровую службу. Финансовый рынок устроен таким образом, что требует от предприятий постоянной актуализации баз данных, поддержания гибкости бизнес-процессов, чему способствует качественное ведение электронного документооборота.
Проблемы перехода организаций на электронный документооборот
Электронный документооборот позволяет организациям экономить пространство, человеческие ресурсы и время на передачу данных другим организациям, а также повышает эффективность взаимодействия с контрагентами и государственными структурами. При этом требуются значительные денежные потоки для перестройки всех систем и структур. Но существует ряд ограничений, которые не позволяют использовать только безбумажные технологии. Финансовые документы имеют различные требования к срокам их хранения, в некоторых случаях не допускается отсутствие бумажного носителя. Бухгалтерская отчетность содержит оригинальные подписи ответственных лиц, в связи с чем подшивается в папки. Юридически значимая документация, которая может быть предъявлена в суде, при аудиторских и налоговых проверках, также должна существовать в бумажном виде.
При заключении договоров, подписании актов выполненных работ, актов сверки, смет и прочей документации, которая печатается не в одном экземпляре, электронный документооборот ограничивается формированием и пересылкой необходимых бумаг.
Крупные предприятия, особенно оборонные, используют документацию, составляющую коммерческую тайну и имеющую особую ценность. В связи с этим переход на безбумажные технологии невозможен в связи с высокими требованиями к безопасности.
Холдинговые компании активно внедряют электронный документооборот при обмене счетами-фактурами с дочерними обществами и клиентами. Главная трудность такого процесса в том, что зачастую услуги оказываются в последний день налогового периода, а документация оформляется позже. Это может быть признано налоговыми органами как нарушение законодательства.
[irp]Вопрос перехода организаций к электронному документообороту на недостаточном уровне проработан с дочки зрения законодательной базы. Ряд важных вопросов решает руководитель предприятия. И если он не видит экономической целесообразности в уходе от бумажных носителей, то процесс затянется или не будет внедрен. Другая сложность состоит в том, что небольшие предприятия часто не имеют средств для полноценного внедрения новых технологий. Это связано с маленьким оборотом и небольшим числом контрагентов. Поэтому ограничивается возможность электронного обмена документацией.
Законодательно утверждены лишь некоторые формы цифровых документов, при этом универсальной системы их передачи не существует. То есть зачастую организации используют безбумажные технологии только для внутреннего документооборота, не имея возможности применения электронных подписей за пределами предприятия.
Widget not in any sidebars
2,719 total views, 1 views today
Следите за нашими обновлениями:
