Аудит в корпоративном казначействе

Ваш Казначей

6 лет назад

Внутренний финансовый контроль является неотъемлемой составляющей функции управления любой организации, будь то частная компания или госучреждение. Эта статья дает определение тому, что такое “аудит” в корпоративном казначействе и излагает принципы его построения и функционирования.

Понятия «комплаенс», «форензик», «финансовый аудит» давно стали стандартными составляющими практически любой модели корпоративного управления. Тем не менее в корпоративном казначействе внутренний аудит не является столь часто встречающейся функцией. Принято считать, что если в корпорации существует отдел комплаенса и/или внутреннего аудита (которые необходимы для контроля соответствия корпоративным стандартам во всех сферах, а также для выявления и противоборства мошенничеству), а также регулярно проводится финансовый аудит (с целью анализа и экспертизы финансовой отчетности и оценки работы бухгалтерии), то регулярный внутренний казначейский аудит (= аудит в корпоративном казначействе) является лишней тратой времени и сил.

Перейти к статье о ФОРЕНЗИК

Однако функции корпоративного казначейства в последнее время значительно расширились. Сегодня корпоративные казначеи помогают предприятию достигать ряд долгосрочных финансовых стратегических целей и минимизировать специфические риски, связанные с управлением корпоративной ликвидностью (которые не контролируются бухгалтерией и не отражаются в полной мере в финансовой отчетности), поэтому контроль над реализацией внутренних целей и регламентов корпоративного казначейства в компании крайне важен для ее успешного развития в будущем.

[irp posts=”1071″ name=”Функции корпоративного казначейства: широкий перечень”]

Внутренний аудит представляет собой важную функцию казначейства (особенно если речь идет о централизованном корпоративном казначействе) и охватывает учет, анализ и контроль, сравнение и оценку фактически достигнутого результата с целями и задачами, поставленными перед сотрудниками казначейства и финансового блока в целом. В некоторых крупных корпорациях даже создаются отдельные группы внутри структуры централизованного казначейства, занимающиеся исключительно этой функцией и обучающие аудиту специалистов в сестринских и дочерних компаниях.

“Казначейский” аудит представляет собой систему контроля, которая организуется внутри компании (или структуры управления) сотрудниками казначейства (централизованного казначейства в случае его наличия) по решению руководства компании или ее управляющего органа, которому впоследствии предоставляются его результаты.

Руководитель корпоративного казначейства должен выработать внутренний регламент проведения “казначейского” аудита (который должен быть утвержден высшим руководством), целью которого будет систематический контроль деятельности всех объектов управления (головной компании, всех филиалов или «дочек») в сфере казначейских функций и операций. Такой регламент должен:

предоставлять ссылки на корпоративные стандарты и утвержденные руководителем казначейства правила и политики;
примеры проверочных листов для осуществления контроля (англ. “check lists”) и выявления причин отступления от корпоративных стандартов или отклонения от целей, поставленных перед конкретным объектом;
описывать примеры из лучшей практики (англ. “best practice“, т.е. проверенные методы или процессы, которые были успешно применены в этой или сторонних организациях) и рекомендации по оперативному устранению выявленных нарушений;
устанавливать график проведения предварительного, текущего и последующего контроля и ответственных лиц на каждом из этих этапов.

[irp posts=”1128″ name=”Отчетность корпоративного казначейства”]

«Казначейский» аудит: этапы

Предварительный контроль осуществляется до начала проведения контроля на местах (англ. «onsite check»). Одной из наиболее распространенных форм его проведения является самоконтроль, который реализуется путем самостоятельного заполнения ответственными сотрудниками контрольных листов, формируемых централизованным казначейством и с определенной периодичностью (обычно раз в полгода) рассылаемых сотрудникам контролируемых объектов для заполнения, с ответами на вопросы о порядке проведения тех или иных операций и приложением некоторых доказательств в виде сканированных копий карточек образцов подписей, соглашений с банками, подтверждений по финансовым сделкам, скрин-шотов из казначейских модулей и т.д.

Пример контрольного листа смотрите здесь!

Текущий контроль осуществляется с выездом на место проверки. При его проведении сотрудники казначейства, ответственные за аудит, должны уведомить специалистов объекта проверки об этапах аудита, основных категориях вопросов и операций, подлежащих проверке, для каждой категории контроля определить ответственных лиц из числа сотрудников проверяемого объекта (будь то операции с наличными средствами, учет валютных сделок, юридические вопросы или, например, формирование прогноза движения денежных средств) и по завершении проверки ознакомить руководство проверяемого объекта и ответственных сотрудников о предварительных результатах аудита (с последующим предоставлением итогового отчета).

Последующий контроль проводится по итогам осуществления предыдущих двух этапов. Он осуществляется путем составления плана мер по устранению выявленных нарушений или достижению целей по оптимизации некоторых операций, с установлением дедлайнов и ответственных лиц на всех уровнях по его реализации. Корпоративные казначеи должны ежемесячно или ежеквартально проверять ход реализации плана и документировать доказательства его выполнения, чтобы затем доложить об этом высшему руководству. Одним из методов последующего контроля также является проведение повторных и внезапных ревизий (или документальных проверок).

[irp posts=”1057″ name=”Фабрика платежей как неотъемлемая чаcть централизованного казначейства”]

«Казначейский» аудит: категории вопросов

Управление банковскими счетами:

сверка учётных данных казначейского модуля корпоративной учетной системы с информацией, содержащейся в банковской выписке и справках об открытых/закрытых счетах (проверка на своевременность и корректность отражения данных, правила выгрузки и хранения выписок, в том числе, корректность настроек для обмена данными с банком, например, через сообщения SWIFT);
проверка наличия и статуса открытых счетов, соблюдения корпоративных стандартов при процедурах открытия/закрытия и регистрации счетов, обоснований необходимости их обслуживания в случае редкого использования (т.к. компании должны стремиться к минимизации количества открытых счетов и обслуживающих банков для централизации денежных потоков);
контроль соответствия банков, в которых отрыты расчетные и иные виды счетов (например, депозитные или счета под обслуживание кредитных линий) критериям, установленным внутренней политикой корпорации (например, по уровню международного кредитного рейтинга или размеру нетто-активов);
проверка оборотов за период и остатков на конец каждого периода по текущим и транзитным валютным счетам (для минимизации валютной позиции и контроля своевременности предоставления документов на валютный контроль).

Управление денежными средствами и оборотным капиталом:

проверка соответствия фактических данных об объеме наличных денежных средств в кассе и ежедневных отчетов по остаткам наличных денежных средств и операциям с денежными средствами в корпоративной учетной системе;
анализ соблюдения внутренних регламентов по оприходованию полученных в банке наличных денежных средств (наличия у ответственных лиц соответствующих полномочий);
оценка обоснованности наличия кассы и необходимости поддержания минимального остатка наличных денежных средств (если он имеет место быть);
выявление причин отклонений от установленных внутренних лимитов по оборотам и остаткам наличных денежных средств в кассе;
проверка операций с наличными денежными средствами подотчётных лиц с целью выявления случаев неэкономного или необоснованного их использования (выявление альтернативной возможности безналичной оплаты);
контроль соблюдения внутренних регламентов по процедуре проведения и регистрации платежей и финансовых сделок, в том числе своевременности и полноты отражения операций в казначейском модуле корпоративной учетной системы;
выявление несанкционированных платежей и финансовых сделок;
установление типичных ошибок и проблем при проведении платежей (на стороне обслуживающего банка или на стороне компании);
определение причин задержек платежей контрагентам, если имеет место просроченная задолженность перед ними;
расчет показателя цикла оборачиваемости денежных средств и определение вариантов его оптимизации: определение доли авансовых платежей от общего числа платежей и их обоснованности (компании должны стремиться к минимизации доли предоплат), контроль за соблюдением установленных процедур взыскания дебиторской задолженности и выявление причин задержек платежей от контрагентов;
анализ оборотов и остатков на текущих расчетных счетах с целью выявления причин неэффективного управления денежными средствами, приведших к недостатку денежных средств (=кассовым разрывам), а также оценка эффективности использования излишков: своевременность и полнота размещения временно свободных денежных средств на инвестиционных счетах и депозитах или использование возможности их перевода в иные инвестиционные активы;
проверка соответствия инвестиционных активов разрешенным внутренней политикой инструментам (с целью предотвращения необоснованных или высоко рискованных спекуляций), а также сопоставление инвестиционных результатов контролируемого объекта с установленными для него целевыми ориентирами. Например, по показателю процентного отношения объема денежных средств, приносящих процентных доход, к общему объему имеющихся денежных средств на счетах компании;
оценка корректности и полноты начисления банками инвестиционного дохода по операциям с денежными активами.

Юридические, нормативно-правовые и регулятивные вопросы:

соблюдение корпоративных правил и процедур юридического оформления взаимоотношений с банками и кредитными учреждениями (например, обязательное участие специалистов казначейства в согласовании условий подписания соглашения с банками и кредитными организациями, соблюдение установленного правила двойной подписи с целью минимизации риска ошибки или мошеннических действий, наличие перевода на иностранный язык для транснациональных корпораций и т.д.);
контроль соответствия юридических процедур оформления заключенных финансовых сделок требованиям местного и международного регулирования;
проверка своевременности и корректности регистрации и обновления/ продления действия договоров с банками и кредитными организациями, карточек образцов подписей, мандатов и иных внутренних регламентирующих документов, предоставляемых в банки для осуществления операций со счетами и заключения финансовых сделок;
выявление случаев необоснованного или ненадлежащего делегирования полномочий при заключении финансовых соглашений / сделок.

Привлечение внешнего финансирования:

оценка оптимальности принятых решений по вопросам финансирования и соответствия заключенных кредитных соглашений (или открытых кредитных линий) корпоративной политике долгового финансирования;
анализ текущего кредитного портфеля компании, а также необходимости и способов его оптимизации.

Безопасность данных и доступ к системам:

контроль соблюдения корпоративной политики по хранению и предоставлению доступа к а) копиям и оригиналам подтверждений по заключенным сделкам; б) копиям и оригиналам документов, необходимых для открытия/закрытия расчетных счетов в банках и осуществления операций со счетами (например, карточка образцов подписей, устав и учредительные документы), в) информации о заключенных и текущих финансовых соглашениях, г) наличным денежным средствам и чековым книжкам; д) ключам доступа к системе клиент-банк, трейдинговым системам и т.д.
проверка списков сотрудников, имеющих доступ к работе в системе клиент-банк и казначейскому модулю в учетной системе, а также профилей доступа к трейдинговым системам на соответствие полномочий и актуальность;
выявление случаев и причин утраты конфиденциальной финансовой информации.

Персонал:

контроль корректности и оптимальности распределения ролей и обязанностей / сфер ответственности сотрудников казначейства (или финансового блока, выполняющего казначейские функции);
оценка наличия у ответственных сотрудников набора профессиональных навыков, необходимых для выполнения функций казначейства;
оценка наличия и соблюдения ключевых показатели эффективности работы сотрудников казначейства.

Управление финансовыми рисками:

контроль своевременности идентификации финансовых рисков (валютный риск, кредитный риск, процентный риск, ценовой риск, риск снижения финансовой устойчивости, реинвестиционный риск и т.д.) и полноты предоставления информации о финансовых рисках.

Прогнозирование денежных потоков:

оценка точности, своевременности и полноты составления прогнозов движения денежных средств; обоснование причин отклонений отчетных показателей;
выявление проблем или ошибок в процессе сбора данных о денежных потоках между бизнес-подразделениями и казначейством.

Подводя итог, хочется отметить, что приведенный перечень вопросов, подлежащих проверке не является стандартом и может меняться в зависимости от специфических задач, которые ставятся руководством компании перед корпоративными казначеями. Поэтому процесс осуществления внутренних проверок в сфере казначейский функции можно смело назвать творческим.

[irp posts=”3717″ name=”Международные профессиональные сертификаты для финансистов”]