Бремя кассовой наличности и как его снять

19.12.201719.12.2018 by Ваш Казначей

Мировая война против наличных

Отказ от наличных денег является сегодня глобальным трендом среди мировых правительств и центробанков. Аргументов в пользу безналичных транзакций предостаточно: это и упрощение контроля и учета, и выгода для банковского сектора (обязательное наличие посредников во всех операциях увеличивает доходы банков, при этом у них отсутствуют расходы на учет, хранение и обработку наличных), и помощь центробанкам и налоговых службам в контроле над расходами населения и компаний. К тому же полномасштабный переход на безналичные транзакции практически не оставляет гражданам свободы хранения капитала «вне системы», в которой их активы могут быть попросту заморожены, а некоторые операции (например, с азартными играми) и вовсе запрещены.

Примечательно, правительства некоторых стран (например, Австралия, Сингапур, Швеция) либо уже начали изымать из оборота крупные купюры, либо стали вводить ограничения по сумме наличных операций и лимиты хранения наличных. Южная Корея и вовсе поставила цель полностью отказаться от бумажной наличности к 2020 году. Альтернативой наличности в качестве актива «вне системы» может стать криптовалюта, однако многие правительства уже предпринимают попытки государственного регулирования рынка криптовалют.

[irp posts=”1012″ name=”Блокчейн Всемогущий?”]

И все же, несмотря на многочисленные преимущества и внешние стимулы перехода на безналичные расчеты, большинство компаний и частных лиц в мире пока не могут полностью отказаться от наличных, либо в силу инфраструктурных проблем (в Индии, например, около половины населения не имеет доступа к банковским услугам), либо в силу потребности в хранении своих активов «за пределами» системы.

Способы сокращения объема наличных платежей в компании

С точки зрения корпоративного управления, операции с наличностью в компании несут дополнительные расходы, связанные с обслуживанием кассы (зарплата кассира, стоимость обслуживания инкассации и чековых книжек) с одной стороны, так и дополнительные риски хищений и мошенничества, с другой.

Поэтому часто перед корпоративными казначеями также встает вопрос: как можно минимизировать использование наличных денежных средств в текущих операциях компании или вовсе отказаться от ведения кассы (для того чтобы касса на предприятии исчезла вовсе)? Это кажется практически невозможным, потому что, если с переходом на безналичные расчеты с контрагентами, как правило, проблем не возникает, то при обсуждении подобных нововведений при расчетах с работниками компании многие бухгалтеры сразу справедливо заявляют о невозможности запрета использования наличных для выдачи или возврата командировочных авансов, оплаты корпоративных штрафов, выплаты заработной платы тем, у кого нет банковского счета и т.д.

Однако в России уже существуют компании, которым удалось полностью перейти на безналичные расчеты с работниками компании. Как им это удалось? Это становится возможным в случае, если корпоративные казначеи подготовят и распространят утвержденный высший органом управления внутренний регламент о порядке возмещения расходов и погашения задолженности работников перед компанией и возмещения работнику задолженности работодателя, и с этим регламентом будут ознакомлены и согласны все сотрудники (ведь ситуации, в которых работники не имеют ни одного личного банковского счета и доступа к управлению им в настоящее время уже редкость среди российских компаний).

[irp posts=”1071″ name=”Функции корпоративного казначейства: широкий перечень”]

Компания должна ознакомить сотрудников со всеми возможными способами безналичного перевода средств в пользу работодателя, а в случае, если все сотрудники компании имеют зарплатные карты в одном банке (довольно часто встречающаяся ситуация), то и предоставить им подробную инструкцию по осуществлению переводов через этот банк (например, через онлайн сервис).

Чтобы не нарушить правовые нормы, такая новая политика обязательно должна носить рекомендательный характер. Суть ее должна заключаться в том, что компания настоятельно просит всех сотрудников отказаться от использования наличных денежных средств в расчетах с работодателем. В случаях, когда требуется выплатить работнику аванс в сумме суточных, предстоящих или уже понесенных им командировочных расходов, а также иных задолженностей со стороны компании, внутренней политикой должны рекомендоваться только безналичные расчеты путем осуществления банковского перевода с расчетного счета компании на личный счет работника, открытый в рамках зарплатного проекта (а в случаях, если работнику еще не выдана зарплатная карта или истек срок ее действия, то бухгалтерия может использовать заранее предоставленные работником реквизиты иного его личного банковского счета). Необходимо запретить использование счетов, не принадлежащих работнику лично (например, открытых на имя его ближайшего родственника), за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством.

Также всем работникам, имеющим задолженности перед работодателем (например, неизрасходованный аванс по подотчетным суммам или неправильно начисленные выплаты, ущерб за утерянный пропуск и т.д.) должно настоятельно рекомендоваться использовать следующие способы погашения этой задолженности:

Банковский перевод на расчетный счет компании-работодателя через онлайн банк,
Взнос наличными на счет работника через банкомат или кассу в офисах банка для осуществления последующего перевода на счет работодателя,
Удержание из заработной платы работника путем подачи им письменного заявления в бухгалтерию компании.

[irp posts=”1202″ name=”Аудит в казначействе”]

Корпоративные карты как альтернатива наличности

Существует также еще один способ снижения риска потери или кражи наличных денежных средств и упрощения расчетов с работодателем – это активное использование корпоративных (чаще всего кредитных) банковских карт для оплаты командировочных, представительских и иных административных расходов. Такие кредитные карты привязываются к счету компании, открытом в банке и, как правило, выпускаются при наличии у компании расчетного счета и открытой кредитной линии в выпускающем банке, поскольку компания будет нести ответственность за погашение задолженности по карте (которая обязательно является именной, т.е. держателем карты будет являться физическое лицо) своего работника перед банком.

Поскольку риски, связанные с мошенничеством и хищениями при использовании таких карт, целиком несет компания, то одной из задач корпоративного казначейства является создание системы ознакомления работников с процедурой расчётов по обязательствам и политикой использования корпоративных кредитных карт, а также контроль над ее соблюдением (может являться частью внутреннего «казначейского» аудита). Ведь по сути по своей сути корпоративная кредитная карта представляет собой аналог подотчетных денежных средств. К основным вопросам контроля в этом случае относятся запреты на использование корпоративной «кредитки» в личных целях, а также перечисление авансов на счет корпоративной кредитной карты.

Банки, как правило, предоставляют компаниями удобные инструменты управления рисками, связанными с выпуском подобных карт, например, возможность установления лимитов, подключение СМС-информирования и предоставление детальной выписку по операциям с использованием карт сотрудникам бухгалтерии. Кроме того, такие карты иногда становятся незаменимыми в командировках, особенно за границей, поскольку не только освобождают от необходимости покупки наличной иностранной валюты, но и позволяют в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника в случае необходимости, а затем вернуть лимит его карты на прежний уровень, когда эта необходимость отпадет.

Таким образом, пусть «война с наличностью» не всегда приветствуется среди большинства работников компании, тем не менее, у корпоративных казначеев все же существует ряд эффективных инструментов, если не полного, то, как минимум, максимально возможного ограничения использования наличных средств в текущих операциях. Главное в этом нелегком бою заручиться поддержкой высшего руководства, ведь они также являются сотрудниками компании, которых могут коснуться «нововведения» по оборотам с наличностью.

[irp posts=”1128″ name=”Отчетность корпоративного казначейства”]